Examensarbeten är ett jättebra sätt att samverka med universitet/högskolor och ett bra sätt att få tillgång till den senaste forskningen. Ansvaret för att skapa långvariga kontakter inom akademi ligger däremot inte enbart på dig som handledare, utan HR, FOI eller utvecklingsavdelningen har ofta bättre förutsättningar för det.
Om det är första gången ditt företag ska samarbeta med ett universitet/högskola gäller det att hitta en kontakt inom ett relevant och övergripande ämnesområde kopplat till ert förslag på examensarbete, till exempel programansvarig eller masterprogramansvarig. Dessa personer kan tipsa er om vem ni borde höra av er till.
Om ni inte redan har en kontakt på universitetet uppskattar vi att företagen tar kontakt tidigt, helst redan i april om de tänkt handleda ett examensarbete via oss året därpå. Företaget behöver inte ha en idé färdig och vi kan hjälpa till att hitta rätt avdelning och person inom det område företaget tänkt sig. /Professor och avdelningschef på Chalmers
Använd universitetens/högskolornas hemsidor för att hitta utbildningsprogram inom området för ert förslag, på den sidan står det ofta kontaktuppgifter till programansvarig. Du kan även leta dig vidare till de olika masterprogrammen och därmed hitta kontaktuppgifter till masterprogramansvarig. Du kan också försöka hitta examensarbeteskursen inom den master eller utbildningsprogram som matchar området för ert förslag, den kursansvariga i den kursen har ofta bra koll på vem ni borde kontakta.
Ofta föreslår vi ett projekt som på något sätt stöttar det vi gör internt, därefter kontaktar vi en professor som ger sina synpunkter, vilket är själva styrkan med att arbeta med professorer. Professorn har en otroligt djup kunskap inom sitt område. Industrin vinner på det samarbetet. /Forskare och affärsutvecklare, handlett över 40 examensarbeten
Förväntningar och ansvarsfördelning
Både företagets och högskolans/universitetets intressen ska hanteras och balanseras, vilket bara kan ske om den akademiska handledaren och du som företagshandledare har koll på de förväntningar som finns från båda håll. Akademiska krav ska uppfyllas, men relevansen för företaget är också viktig. I regel kan du förvänta dig att den akademiska handledaren har huvudansvaret för det akademiska. Det vill säga att projektet har tillräcklig vetenskaplig höjd, att omfattningen är rimlig, hur rapporten ska utformas och att utbildningens krav blir uppfyllda. Som företagshandledare ansvarar du över att studenten får den information och utrustning som behövs från företaget, hjälp med det praktiska i genomförandet och det sociala (länk till ”Rollen som handledare”). Oavsett vilket universitet/ högskola ni planerar att samarbeta med är det viktigt att diskutera förväntningar och ansvarsfördelning av handledningen i tidigt skede.
Sekretess
Det rekommenderas inte att planera ett projekt där majoriteten av materialet behöver hållas hemligt för omvärlden. Det finns sätt att anonymisera vissa delar av materialet, men sätten att göra detta varierar mellan universiteten/ högskolorna. Var därför lyhörd i kommunikationen med universitetet/högskolan om vad som är okej och inte. Diskutera sekretess med den akademiska handledaren redan under första mötet så att det blir tydligt från början, gärna genom ett sekretessavtal. Avtalet är mellan företaget och studenten, men den akademiska handledaren behöver ta del av avtalet så att onödiga missförstånd kan undvikas. En otydlighet kring sekretessen i slutrapporten kan i värsta fall leda till att studenten inte får ta ut sin examen.
Kommunikation med universitet/högskola
Den akademiska handledaren behöver vara uppdaterad kring hur det går för studenten och få reda på var i projektet studenten befinner sig. Möten med jämna mellanrum tillsammans med studenten och den akademiska handledaren är därför viktigt. Även examinatorn behöver hållas uppdaterad, men inte lika ofta. Studenten ansvarar för att boka in regelbundna möten med akademisk handledare och examinatorn, men du kan behöva tydliggöra detta för studenten. Ibland är den akademiska handledaren och examinatorn samma person. Ett lyckat samarbete med akademi bygger på att ni, genom studenten, under hela projektet lyckats kommunicera.