Ständig förbättring av möten mha Trello
Att samverka och ha bra lärandeprocesser är alltid en stor utmaning. Extra komplicerat blir det om vi samverkar på distans och i samarbeten som sker under lång tid. För att möta den utmaningen kan du använda dig av ett arbetssätt, som kombinerat med det digitala verktyget Trello, gör att ni till och med kan samverka effektivt trots att ni befinner er på olika platser. Den stora fördelen är att var och en kan göra sin del i arbetet när det passar just den personen och behovet av att hitta en gemensam tid för ett möte är borta.
Trello är ett kostnadsfritt verktyg som du snabbt kommer att lära dig om du inte redan har använt det. I Trello behöver man skapa en identitet. Trello använder din mailadress och kommunikationen sker sedan med hjälp av signalering via mail och länkar i mail som tar dig rakt in i applikationen utan inloggning.
Vi har skapat en lärandeprocess som stöder ständig förbättring av möten.
- Vill du starta ett förbättringsinitiativ för att i grupp samla in synpunkter, utveckla, prioritera och föreslå förändring av ett möte då kan du nå en sådan applikation här, klicka
- Användningsområde
Arbetssättet används initialt för att fånga upp idéer och intryck vid aktiviteter och arbetsprocesser och för att sedan i samverkan gemensamt bearbeta och utveckla idéerna och sedan gemensamt prioritera och föreslå förändringar. Arbetssättet stöder bäst ständig förbättring av aktiviteter och processer som används återkommande där fler än 2-3 deltagare medverkar och där en eller flera deltar medverkar på distans. Arbetssättet med Trello kan användas för små till stora grupper men om gruppen som ska utvärdera blir större än 20 personer kan andra metoder vara mer lämpliga.
- Tillvägagångssätt
Arbetsgången följer och är inspirerad av Delphi Dialouge Technique och följer de tre stegen: Samla in, Identifiera & Gruppera, Prioritera & Föreslå. Vi har valt att låta beslut om förändring och genomförandet av förändring ligga utanför detta arbetssätt men den kan lätt hakas på beroende på hur organisationen och samverkansformen ser ut. Stegen Samla in och Identifiera & Gruppera individuellt stegen Prioritera & Föreslå görs i ett gemensamt möte som kan involvera hela gruppen som deltar i mötet eller en mindre del av densamma.
- Tidsåtgång
Att sätta upp och konfigurera en Trellotavla tar ca 15 min. Är man nybörjare och ovan tar det längre tid. Att genomföra de olika delstegen (Samla in, Identifiera & Gruppera) tar från någon minut upp till någon timme per person beroende på omfattning av feed-back och informationsmängd. Att genomföra steget Prioritera & Föreslå tar ca 30 min.
- Tips
Arbetssättet med Trello kan ersätta ett fysiskt möte men kan man träffas fysiskt så är det kanske det allra bästa. Du kan använda Trello för att underlätta samverkan inom Bioinnovation, men även i annat arbete. För att se många kreativa exempel kan du titta på Trellos hemsida, klicka
• Här kan du hitta en Videoinstruktion om Trello!
Dokument: Hur ska jag göra? Läs mer om hur du samlar insikter och förslag via Trello
Dokument: Planera, dokumentera och följa förbättring med A3-metodik
